Rekursschriften müssen handschriftlich unterzeichnet sowie im Original eingereicht werden. Während elektronische Eingaben im verwaltungsrechtlichen Verfahren des Bundes seit einiger Zeit zulässig sind, fehlt dafür im Kanton Zürich noch eine entsprechende allgemeingültige gesetzliche Regelung.

Rekurseingaben per E-Mail sind deshalb unzulässig und werden vom Baurekursgericht nicht entgegengenommen.

Die Rekursfrist von 30 Tagen ist eine nicht erstreckbare gesetzliche Frist.

Der Nachweis der fristgerechten Einreichung obliegt den Rekurrierenden. Daher empfiehlt es sich dringend, den Rekurs per Einschreiben zustellen zu lassen.

Grundsätzlich kann jede Person einen Rekurs beim Baurekursgericht selber erheben. Das Planungs-, Bau- und Umweltrecht ist allerdings ein recht komplexes Gebiet. Der Beizug einer in Baurechtsfragen versierten Fachperson ist daher in vielen Fällen zu empfehlen, wobei es sich dabei nicht zwingend um einen Rechtsanwalt bzw. eine Rechtsanwältin handeln muss. Auf der Website des Zürcher Anwaltsverbands ist unter anderem eine Suche nach Tätigkeitsgebiet (Bereich Baurecht) möglich.

Die in dreifacher Ausführung einzureichende Rekursschrift muss einen Antrag und dessen Begründung enthalten. Aus dem Antrag muss ersichtlich sein, was die rekurrierende Partei will (vollumfängliche oder teilweise Aufhebung, Ergänzungen oder Änderungen des vorinstanzlichen Entscheids). In der Begründung ist darzutun, inwiefern der angefochtene Entscheid an einem Mangel leidet und somit dem gestellten Antrag entsprechend aufzuheben oder abzuändern ist. Dritte (Nachbarn) haben überdies darzulegen, aus welchen Gründen sie durch den Entscheid betroffen sind. Der angefochtene Entscheid ist beizulegen. Zu bezeichnen und soweit möglich einzureichen sind zudem allfällige Beweismittel (in einfacher Ausführung).

Die Einreichung von Akten in Dateiform (CD/DVD/USB-Stick) ist im Rechtmittelverfahren grundsätzlich nicht statthaft. Gemäss Art. 131 der Zivilprozessordnung (ZPO), welche Bestimmung gestützt auf den Verweis in § 71 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) im baurechtlichen Rekursverfahren ergänzend Anwendung findet, sind Eingaben und Beilagen in Papierform in je einem Exemplar für das Gericht und für jede Gegenpartei einzureichen; andernfalls kann das Gericht eine Nachfrist ansetzen oder die notwendigen Kopien auf Kosten der Partei erstellen (vgl. auch BRGE IV Nr. 0124/2012 vom 30. August 2012 im Archiv "Aktuelle Entscheide").

Ein Rekursverfahren weist einen strukturierten Ablauf auf, der vom Prozessrecht vorgegeben und auch durch übergeordnete Verfahrensgarantien bestimmt ist. Jeder einzelne Verfahrensschritt beansprucht eine bestimmte Zeitspanne, wobei für die Dauer eines Rekursverfahrens der Schriftenwechsel und ein allfälliger Augenschein die wesentlichsten Zeitfaktoren, die durch das BRG nur beschränkt beeinflusst werden können, darstellen. Je schneller die Parteien demnach ihre Eingaben beim BRG einreichen (bzw. hierfür auf Fristerstreckungsgesuche verzichten) und ein allfälliger Augenschein anberaumt und durchgeführt werden kann, desto kürzer dauert das Verfahren. Im Durchschnitt beansprucht ein Rekursverfahren, bei dem in der Sache entschieden werden muss, einen Zeitraum von ca. 6 Monaten.

Gemäss § 13 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) hat in der Regel die im Rekursverfahren unterliegende Partei die Kosten zu tragen. Die Gerichtsgebühr bemisst sich nach dem Zeitaufwand des Gerichts, der Schwierigkeit des Falles und dem Streitwert oder dem tatsächlichen Streitinteresse. Die Gerichtsgebühr beträgt in der Regel zwischen Fr. 500 und Fr. 50'000 (§ 338a des Planungs- und Baugesetzes; PBG). Wird das Verfahren ohne materielle Prüfung entschieden, kann die Gerichtsgebühr bis auf einen Fünftel herabgesetzt werden (§ 4 Abs. 2 der Gebührenverordnung des Verwaltungsgerichts; § 5 GebV VGr).

Hinzu kommt regelmässig eine Portopauschale (§ 5 GebV VGr). Bei einem durchschnittlichen Rekursgeschäft (mit Referentenaugenschein) ist mit Gesamtkosten von rund Fr. 5'000 bis Fr. 5'500 zu rechnen. Kommt es zu einer Abschreibung des Verfahrens zufolge Rückzug des Rekurses oder Gegenstandslosigkeit des Verfahrens, fallen die Gesamtkosten je nach Aufwand des Gerichts in der Regel tiefer aus.

Der obsiegenden privaten Partei wird zumeist eine Umtriebsentschädigung zugesprochen, sofern sie sich durch einen Anwalt vertreten lässt (vgl. § 17 VRG). Diese Entschädigung muss beantragt werden, ist aber nicht kostendeckend und beläuft sich im Normalfall auf Fr. 2'000 (Verfahren mit Augenschein).

Der sogenannte Augenschein ist die Besichtigung des Streitobjekts sowie der Umgebung an Ort und Stelle. Er ermöglicht einer Delegation der Abteilung (Referent/in und zuständige/r Gerichtsschreiber/in; Referentenaugenschein) oder der gesamten Abteilung, bestehend aus Präsident, Referent, Koreferent und Gerichtsschreiber (Abteilungsaugenschein), die unmittelbare Wahrnehmung von Tatsachen. Die wesentlichen Ergebnisse eines Augenscheins, an welchem die Parteien teilnehmen und sich zur Sache äussern können, werden protokolliert und fotografisch festgehalten.

Die Sistierung ist im Gesetz nicht geregelt. Dennoch kommt sie in der Praxis (häufig) vor und ist im Rahmen der Verfahrensleitung als Rechtsinstitut anerkannt. Sistiert wird ein hängiges Verfahren in der Regel auf Gesuch einer verfahrensbeteiligten Person. Die Sistierung ist insbesondere im Falle von anzustrebenden oder bereits aufgenommenen Einigungs- bzw. Vergleichsverhandlungen, welche zu einer gütlichen Erledigung des Streites führen können, sinnvoll. So kann unnötiger, den Parteien zu verrechnender Aufwand seitens des Baurekursgerichts vermieden werden.

Die Rekursakten werden grundsätzlich nicht herausgegeben oder per Post zugestellt. Sie können jedoch durch die Parteien in der Kanzlei des Baurekursgerichts während den Geschäftszeiten und gegen Voranmeldung (48 Stunden im Voraus) eingesehen und kostenlos kopiert werden.

In den Stellungnahmen vertreten die Gegenparteien (Gemeinde, Bauherrschaft) ihre eigene Auffassung zum Rekurs. Die Zustellung der Stellungnahmen durch das Baurekursgericht erfolgt zur Wahrung des so genannten rechtlichen Gehörs der Rekurrierenden. Zu diesen Eingaben können sich die Rekurrierenden im Rahmen einer Replik, für welche das Baurekursgericht eine in der Regel nicht erstreckbare Frist von 20 Tagen ansetzt, (fakultativ) äussern.

Ob ein Rekurs gutgeheissen oder abgewiesen wird, beurteilt das Baurekursgericht nach einlässlicher Prüfung der vorgebrachten Argumente und Durchführung der notwendigen Sachverhaltsermittlungen, wie z.B. eines Augenscheins.

Ein Rekursrückzug ist jederzeit möglich. Es genügt hierfür eine schriftliche Rückzugserklärung (per Post). Haben mehrere Personen die Rekursschrift unterzeichnet, ist das Rückzugsschreiben von ebendiesen Personen zu unterzeichnen (eine Vollmachtserteilung bleibt vorbehalten). Der Rückzug hat eine Verfahrensabschreibung zur Folge. Für die Kosten s. oben: "Wie viel kostet ein Rekurs? Wer hat die Kosten zu tragen?".

Das Baurekursgericht erteilt im Allgemeinen keine Rechtsauskünfte.

Mit Rechtskraftbescheinigungen bestätigt das Baurekursgericht auf schriftliches Gesuch hin:

• dass gegen eine Baubewilligung oder andere Anordnung einer Gemeinde innert Rechtsmittelfrist kein Rekurs beim Baurekursgericht erhoben wurde oder,
• dass ein Urteil des Baurekursgerichts nicht innert Frist an das Verwaltungsgericht des Kantons Zürich weitergezogen und somit rechtskräftig wurde.

Gesuche um Rechtskraftbescheinigungen sind an das jeweilige Abteilungssekretariat des Baurekursgerichts zu richten. Der Entscheid, dessen Rechtskraft bestätigt werden soll, muss zwingend von der Vorinstanz unterzeichnet sein und ein Versanddatum enthalten. Dieser Entscheid ist dem Gesuch im Doppel beizulegen.

Rechtskraftbescheinigungen sind grundsätzlich kostenpflichtig. Gemäss § 7 Abs. 3 der Gebührenverordnung des Verwaltungsgerichts (GebV VGr) wird eine Pauschale von Fr. 50.-- erhoben.

Informelle telefonische Auskünfte, es seien gegen eine Baubewilligung oder andere Anordnung einer Gemeinde keine Rekurse eingegangen, stellen keine rechtsgültigen Rechtskraftbescheinigungen dar. Per Email werden keine solchen informellen Auskünfte erteilt.

Informelle Anfragen darüber, ob gegen ein Urteil des Baurekursgerichts Beschwerde erhoben wurde, sind direkt an das Verwaltungsgericht zu richten.

Die Rechtskraftsbescheinigung wird nach Ablauf von 40 Tagen ab Versand einer Baubewilligung oder anderen Anordnung der Gemeinde bzw. des Rekursentscheids ausgestellt.

Dabei ist die gesetzliche Rechtsmittelfrist von 30 Tagen sowie der Umstand zu berücksichtigen, dass der Versand sowohl von Baubewilligungen und Anordnungen der Gemeinden als auch von Rekurseingaben per B-Post erfolgen kann.